Handel und Logistik

Rechnungen und Belege für Distributoren

Distributoren stehen zwischen Herstellern und Händlern und liefern bevorratete Ware an viele Konten auf einer Route. Jede Anlieferung braucht eine Rechnung, die auflistet, was geliefert wurde, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen. Mit Receipt Caker erstellen Sie diese detaillierten Rechnungen in Ihrem Browser, mit automatisch berechneten Summen, und exportieren dann ein Gratis-PNG oder ein wasserzeichenfreies PDF mit Ihrem Logo.

Wie rechnen Distributoren Händler ab?: Receipt Caker ist ein kostenloses Browser-Tool, mit dem Distributoren die belieferten Händler und Wiederverkäufer abrechnen. Listen Sie jedes gelieferte Produkt mit Menge und Stückpreis auf, und Zwischensumme, Steuer und Summe berechnen sich für Sie. Fügen Sie Kontoname, Lieferdatum, Bestellreferenz und Zahlungsziele hinzu, zeigen Sie sie live in der Vorschau und exportieren Sie dann ein Gratis-PNG oder ein wasserzeichenfreies PDF mit Ihrem Logo, um es an das Konto zu senden.

Dokumente, die distributoren ausstellen

Vertriebsrechnung

Die Rechnung für eine Lieferung an ein Einzelhandels- oder Wiederverkaufskonto, mit jedem gelieferten Produkt und Menge und Stückpreis.

Lieferschein

Ein Dokument, das genau auflistet, was am Konto abgeliefert wurde, damit der Empfänger die Ware gegen die Unterlagen prüfen kann.

Kontoauszug

Eine Zusammenfassung mehrerer offener Rechnungen für ein einzelnes Konto, damit der Käufer abgleichen kann, was geschuldet wird.

Gutschrift

Ein Dokument, das einen geschuldeten Betrag mindert, wenn Ware zurückgegeben oder eine Rechnung nach der Lieferung korrigiert wird.

Warum distributoren Receipt Caker nutzen

Rechnen Sie jedes Konto auf Ihrer Route mit einer detaillierten Liste dessen ab, was genau geliefert wurde.
Zeigen Sie Bestellreferenzen und Lieferdaten, damit Händler Ware und Unterlagen abgleichen können.
Wenden Sie Steuer und Nettoziele pro Konto an, mit automatisch berechneten Summen.
Stellen Sie Gutschriften aus, wenn Ware zurückkommt, und halten Sie den Kontostand korrekt.
Exportieren Sie kostenlose PNG-Bilder oder wasserzeichenfreie PDFs mit Ihrem eigenen Branding.

So funktioniert der Abrechnungsablauf

1
Kontodaten hinzufügen
Geben Sie Ihr Vertriebsunternehmen und den abgerechneten Händler oder Wiederverkäufer ein, plus jede Bestellreferenz.
2
Gelieferte Ware auflisten
Fügen Sie jedes Produkt mit Menge und Stückpreis hinzu; die Summen bauen sich auf, während Sie Zeilen eingeben.
3
Lieferdatum und Bedingungen notieren
Erfassen Sie das Lieferdatum, wenden Sie Steuer an und geben Sie die Zahlungsbedingungen für das Konto an.
4
Exportieren und senden
Laden Sie ein Gratis-PNG oder ein wasserzeichenfreies PDF herunter und senden Sie es selbst an das Konto.

Ein Dokument pro Anlieferung

Ein Distributor bedient womöglich Dutzende Konten in einer Woche, jedes erwartet eine Rechnung, die die tatsächlich gelieferte Ware widerspiegelt. Abweichungen zwischen Lieferschein und Rechnung verursachen Streit, daher müssen die beiden übereinstimmen.

Receipt Caker lässt Sie für jede Anlieferung eine frische, detaillierte Rechnung erstellen, die jedes Produkt mit gelieferter Menge und vereinbartem Stückpreis auflistet. Da die Summen automatisch berechnet werden, können Sie auch an einem geschäftigen Liefertag schnell korrekte Unterlagen erstellen, dann exportieren und senden.

Konten in Ordnung halten

Vertrieb ist ein Beziehungsgeschäft, gebaut auf Wiederholungsbestellungen, daher zählt es, jeden Kontostand klar zu halten. Käufer wollen wissen, was sie über die jüngsten Lieferungen schulden, ohne verstreute Unterlagen durchsuchen zu müssen.

Sie können ein Dokument im Auszug-Stil erstellen, das offene Rechnungen für ein Konto zusammenfasst, und Gutschriften ausstellen, wenn Ware zurückgegeben wird oder eine Rechnung korrigiert werden muss. Das hält den laufenden Saldo ehrlich und gibt dem Händler Sicherheit, dass sein Konto ordentlich geführt wird.

Bedingungen, die zur Route passen

Verschiedene Konten tragen oft verschiedene Bedingungen. Eine große Supermarktkette könnte auf 60 Tage netto sein, während ein kleiner Unabhängiger bei Lieferung zahlt. Ihre Rechnungen sollten die richtigen Bedingungen für jeden Käufer angeben.

Mit Receipt Caker legen Sie Daten und Bedingungshinweis pro Rechnung fest, sodass jedes Konto die für es geltende Vereinbarung sieht. Fügen Sie Ihre Zahlungsangaben hinzu, und der Käufer hat alles Nötige zum Begleichen, während Sie die Kontrolle über die Nachverfolgung von Überfälligem behalten.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Rechnung an einen Lieferschein anpassen?

Ja. Da Sie jede Position selbst eingeben, können Sie die Rechnung genau das widerspiegeln lassen, was auf dem Lieferschein steht. Listen Sie jedes Produkt mit gelieferter Menge und seinem Stückpreis auf, und Receipt Caker summiert sie für Sie. Fügen Sie das Lieferdatum und eine Bestellreferenz hinzu, damit das Konto Ware gegen die Unterlagen prüfen und bestätigen kann, dass nichts fehlt. Die beiden Dokumente ausgerichtet zu halten ist der einfachste Weg, Streit mit Kreditorenteams zu vermeiden. Das Tool verfolgt nicht Ihren Bestand oder Ihre Route für Sie, daher entscheiden Sie, was aufzulisten ist, basierend auf dem tatsächlich Abgelieferten. Das hält Sie in Kontrolle und erzeugt zugleich saubere, detaillierte Unterlagen, die ein empfangender Händler schnell gegen die physische Lieferung abgleichen kann.

Wie handhabe ich zurückgegebene Ware?

Wenn ein Händler Ware zurückgibt oder eine Rechnung korrigiert werden muss, können Sie in Receipt Caker eine Gutschrift erstellen, um den geschuldeten Betrag zu mindern. Listen Sie die zurückgegebenen Artikel mit Menge und Stückpreis auf, genau wie auf einer Rechnung, und kennzeichnen Sie das Dokument klar als Gutschrift, damit beide Seiten verstehen, dass es den Saldo senkt statt erhöht. Verweisen Sie auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, damit die Korrektur leicht nachvollziehbar ist. Das Tool verknüpft die beiden Dokumente nicht automatisch und passt kein Hauptbuch für Sie an, daher führen Sie Ihre eigene Aufzeichnung darüber, wie die Gutschrift auf das Konto angewendet wird. Eine saubere, detaillierte Gutschrift zu erstellen hält den Kontostand korrekt und gibt dem Händler einen klaren Nachweis der Anpassung für seine eigenen Bücher.

Kann ich verschiedenen Konten verschiedene Zahlungsziele geben?

Ja. Zahlungsziele werden pro Rechnung festgelegt, sodass jedes Konto die mit ihm vereinbarte Regelung tragen kann. Für einen Händler tippen Sie vielleicht 30 Tage netto, für einen anderen Zahlung bei Lieferung und für eine große Kette 60 Tage netto. Geben Sie Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum ein, fügen Sie dann einen kurzen Bedingungshinweis in klarer Sprache hinzu, und Receipt Caker zeigt ihn auf dem Dokument. Sie können auch Ihre Bankangaben oder akzeptierte Zahlungsmethoden aufnehmen, damit das Konto weiß, wie es begleicht. Das Tool erstellt die Rechnung; es sendet keine Erinnerungen und zieht keine Zahlung ein, daher übernehmen Sie die Nachverfolgung selbst. Eine einheitliche Vorlage pro Kontotyp hilft Ihnen, auf einer Route mit vielen Käufern zu unterschiedlichen Bedingungen organisiert zu bleiben, und macht jede Rechnung für das empfangende Team sofort erkennbar.

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