Cómo hacer recibos de alquiler

Depende de dónde esté la propiedad y de cómo se pague el alquiler. Muchos estados y ciudades exigen que un arrendador facilite un recibo de alquiler escrito cuando se solicita, y un buen número exigen uno automáticamente siempre que el alquiler se pague en efectivo, precisamente porque el efectivo no deja otro registro del pago. Algunas jurisdicciones no tienen ninguna obligación general, mientras que otras incorporan las obligaciones de recibo en sus leyes de arrendamiento con detalle. Como las normas realmente varían de un lugar a otro, un arrendador debería comprobar los requisitos específicos de su estado, provincia o ciudad en lugar de suponer. Dicho esto, emitir un recibo por cada pago de alquiler es una práctica sensata en todas partes, se exija o no: le da al inquilino prueba de pago, le da al arrendador un registro limpio de los ingresos por alquiler para la contabilidad, y protege a ambas partes si un pago o un depósito se disputan alguna vez. Un generador hace emitir uno por período lo bastante rápido como para que haya pocas razones para saltárselo.

Un recibo de alquiler completo nombra tanto al inquilino que pagó como al arrendador o agente que recibió el dinero, da la dirección de la propiedad alquilada, e indica el período que cubre el pago — un mes concreto o un rango de fechas. Muestra el importe pagado, la fecha en que se recibió, y el método de pago, como efectivo, cheque o transferencia. Un número de recibo ayuda a mantener una secuencia en orden, y un espacio para la firma del arrendador es importante, porque un recibo firmado es una prueba de pago mucho más sólida que uno sin firmar. Si el pago es parcial o cubre más que el alquiler, anótalo con claridad para que el recibo no se malinterprete después. El objetivo es que cualquiera que lo lea — el inquilino, el arrendador, o un tribunal en una disputa por un depósito — pueda saber exactamente quién pagó qué, por qué período, en qué fecha, sin ambigüedad.

Debería tener una. Un recibo de alquiler es más útil cuando el arrendador o su agente lo firma, porque la firma es lo que confirma que el alquiler se recibió y se aceptó realmente, en lugar de solo declararse. Para un pago cotidiano y puntual el recibo todavía funciona como registro sin firma, pero en el momento en que algo se dispute — un depósito retenido, la afirmación de que un mes nunca se pagó — un recibo firmado tiene sustancialmente más peso que uno sin firmar. Por eso vale la pena tratar la firma como una parte estándar del recibo en lugar de un extra opcional. Deja una línea clara para ella, firma antes de entregar al inquilino su copia, y guarda una copia firmada para ti. Que ambas partes tengan un recibo firmado idéntico por cada período es el arreglo con menos probabilidad de llevar a un desacuerdo, y es exactamente lo que un tribunal o un mediador querría ver si surgiera uno.