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Factures et reçus pour agences de relations publiques

Les agences de relations publiques facturent des forfaits mensuels pour les relations médias continues, des honoraires de projet pour les lancements et campagnes, et des coûts refacturés comme la diffusion de communiqués, les événements et la veille médias. Receipt Caker vous offre un outil dans le navigateur pour détailler tout cela sur une facture professionnelle avec un aperçu en direct et des totaux automatiques. Quand un client paie, vous créez un reçu correspondant de la même manière.

Comment les agences de RP facturent-elles avec Receipt Caker ?: Receipt Caker est un outil gratuit dans le navigateur pour créer des factures et reçus d'agence de RP. Vous ajoutez des lignes pour un forfait mensuel, des honoraires de campagne et des coûts refacturés comme la diffusion de communiqués ou les événements, puis saisissez les montants. Le sous-total, la taxe et le total se mettent à jour automatiquement dans l'aperçu en direct. Ajoutez les coordonnées de votre agence, puis exportez un PNG gratuitement ou un PDF sans filigrane avec votre logo en Pro.

Documents émis par les agences de relations publiques

Facture de forfait

Facture un forfait mensuel fixe pour des relations médias continues, avec la période notée.

Facture de campagne

Facture un lancement ou une campagne défini, souvent réparti sur des jalons convenus.

Refacturation de frais

Refacture la diffusion de communiqués, les coûts d'événement ou la veille médias payés pour le client.

Reçu de paiement

Confirme un paiement client, en notant le montant, la date et les services réglés.

Pourquoi les agences de relations publiques utilisent Receipt Caker

Combinez forfaits, honoraires de campagne et frais sur une seule facture.
La taxe et les totaux se recalculent automatiquement à mesure que vous ajoutez des lignes.
Personnalisez chaque document avec le logo de votre agence avec le plan Pro.
Aucune inscription, et les chiffres du client sont rendus en privé dans votre navigateur.
Exportez un PNG gratuit ou un PDF sans filigrane à envoyer par e-mail aux clients.

Comment fonctionne le flux de facturation

1
Lister services et coûts
Ajoutez des lignes pour le forfait, les honoraires de campagne et les coûts refacturés.
2
Saisir montants et taxe
Définissez des honoraires fixes ou des quantités et taux et un taux de taxe ; les totaux se mettent à jour dans l'aperçu.
3
Ajouter l'en-tête
Renseignez le nom de votre agence, le client, le numéro de facture, les dates et les conditions de paiement.
4
Exporter et envoyer
Téléchargez un PNG gratuitement ou un PDF en Pro, puis envoyez la facture vous-même au client.

Forfaits et campagnes sur une facture

La facturation RP associe généralement un forfait mensuel régulier pour les relations médias continues à du travail de projet variable autour des lancements et campagnes. En un mois, un client pourrait devoir le forfait plus un honoraire pour un lancement de produit et le coût d'une diffusion de communiqué que vous avez organisée. Receipt Caker vous laisse mettre les trois sur une seule facture, chacun comme sa propre ligne, si bien que le client voit tout le mois clairement.

L'aperçu en direct et les totaux automatiques signifient que le chiffre du bas correspond toujours aux lignes. Ajoutez une ligne de campagne et le total se met à jour instantanément.

Refacturer les coûts médias

Les agences organisent et paient fréquemment des choses pour le compte d'un client : diffusion de communiqués, lieux et traiteur d'événements, abonnements de veille médias et photographie. Lister chacun comme une ligne clairement libellée, distincte de vos honoraires de forfait et de campagne, rend évident ce qui est votre service et ce qui est un coût récupéré.

Comme vous rédigez les descriptions, vous pouvez nommer le média, l'événement ou le service spécifique, ce qui accélère la validation d'un client qui vérifie la facture.

Une présentation à la hauteur de l'argumentaire

La RP est un métier de réputation et de présentation, si bien qu'une facture désordonnée détonne à côté du travail soigné que vous livrez. Un document net et cohérent renforce l'idée que votre agence est professionnelle dans chaque détail.

Avec le plan Pro, vous ajoutez votre propre logo et exportez un PDF sans filigrane, si bien que la facture porte votre marque. Tout est rendu dans le navigateur, et Receipt Caker produit uniquement le document ; vous l'envoyez et faites le suivi vous-même.

Questions fréquentes

Puis-je facturer un forfait et une campagne le même mois ?

Oui. Receipt Caker utilise des lignes, si bien que vous ajoutez le forfait mensuel fixe sur une ligne, en notant la période qu'il couvre, puis vous ajoutez une ou plusieurs lignes pour le travail de campagne ou de lancement, que vous pouvez répartir sur des jalons si cela correspond à votre accord. Chaque ligne porte sa propre description et son montant, si bien que le client voit clairement ce qui compose la facture. Si vous avez organisé des coûts refacturés comme une diffusion de communiqué ou un événement, ajoutez-les comme des lignes supplémentaires. Le sous-total, la taxe et le total se recalculent automatiquement dans l'aperçu en direct, si bien que le total général se réconcilie toujours avec le détail. Cela donne au client un document unique et clair pour la période plutôt que plusieurs factures séparées. Une fois payé, vous émettez un reçu correspondant. L'outil crée et exporte la facture ; il ne gère pas de facturation récurrente, alors vous créez le document de chaque mois et l'envoyez vous-même.

Comment refacturer les communiqués, événements ou coûts de veille ?

Listez chaque coût refacturé comme sa propre ligne, distincte de vos honoraires de forfait et de campagne. Les exemples typiques en RP incluent la diffusion de communiqués ou de fil de presse, les coûts de lieu et de traiteur d'événement, les abonnements de veille médias et la photographie, et vous donnez à chacun une description claire et un montant pour que le client voie exactement ce qui est récupéré. Garder les coûts refacturés distincts de vos honoraires de service rend la facture transparente et accélère la validation. Receipt Caker additionne tout et applique votre taux de taxe à mesure que vous tapez dans l'aperçu en direct, si bien que le chiffre du bas correspond toujours au détail. Si des coûts sont taxés différemment, décrivez-les clairement. Quand la facture est payée, vous pouvez émettre un reçu notant le montant réglé. Comme pour tout dans l'outil, il génère et exporte le document ; payer les coûts de tiers et les rapprocher dans vos propres comptes reste votre responsabilité.

Puis-je personnaliser la facture avec l'identité de mon agence ?

Oui. Avec le plan Pro, vous téléchargez votre propre logo, il apparaît sur le document, et vous exportez un PDF sans filigrane, si bien que la facture paraît venir de votre agence. Le plan gratuit vous laisse encore construire une facture ou un reçu complet et détaillé et l'exporter en image PNG, mais cette image porte un petit filigrane. Pour une agence de RP, où la présentation fait partie du produit, le PDF de marque en vaut généralement la peine car la facture devient un autre reflet de votre professionnalisme. Tout est généré côté client dans votre navigateur, si bien que les chiffres que vous saisissez ne sont pas envoyés ailleurs pour être rendus. Au-delà du logo, vous contrôlez les lignes, les descriptions, les coordonnées et les conditions de paiement, si bien que tout le document porte votre identité. Une fois exporté, vous l'envoyez vous-même au client ; Receipt Caker est le générateur, pas une plateforme d'envoi ou de paiement.

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