So erstellen Sie einen digitalen Beleg

Ja. In den Augen von Steuerbehörden, Gerichten und den meisten Unternehmen ist ein digitaler Beleg genauso gültig wie ein gedruckter, denn was einem Beleg seine Geltung verleiht, ist die Information, die er enthält — wer was an wen für wie viel und wann verkauft hat —, nicht das Material, auf dem er gedruckt ist. Viele Steuerbehörden akzeptieren digitale oder gescannte Belege ausdrücklich zum Belegen von Ausgaben, und manche Unternehmen sind vollständig papierlos geworden. Ein PDF wird für den offiziellen Gebrauch oft bevorzugt, weil sein Layout fest ist und es sauber druckt, falls je eine Papierkopie gebraucht wird. Entscheidend ist, dass der Beleg vollständig, lesbar und unverändert ist und dass Sie ihn so lange aufbewahren, wie es die einschlägigen Regeln verlangen. Belege digital zu speichern, verbessert die Zuverlässigkeit sogar, da Dateien nicht wie Thermopapier verblassen und gesichert, durchsucht und sofort abgerufen werden können.

PDF ist die beste Voreinstellung. Es bewahrt ein festes Layout, druckt sauber und ist das Format, das Spesensysteme, Buchhalter und Steuerbehörden erwarten, sodass ein PDF-Beleg in praktisch jeder Situation funktioniert, in der Sie einen Zahlungsnachweis vorlegen müssen. Bildformate wie PNG oder JPG sind für ein beiläufiges Teilen in Ordnung — einen Beleg in einen Chat oder eine Nachricht zu ziehen, wo der Empfänger nur einen Blick darauf werfen möchte —, doch sie eignen sich weniger zur formellen Ablage. Wenn Ihr Tool beide anbietet, wählen Sie PDF für alles, was Sie oder der Kunde für Unterlagen, Steuern oder einen Anspruch behalten müssten, und behalten Sie Bilder für schnelles, informelles Teilen. Ein als PDF exportierter Beleg lässt sich bei Bedarf später immer öffnen oder in ein Bild umwandeln, während der umgekehrte Weg, ein beiläufiges Bild in ein korrektes Dokument zu verwandeln, umständlicher ist, was ein weiterer Grund ist, PDF als Standard zu wählen.

Sobald Sie den Beleg als Datei exportiert haben, senden Sie ihn wie jedes andere Dokument: Hängen Sie das PDF oder Bild an eine E-Mail, ziehen Sie es in eine Messaging-App oder teilen Sie einen Link darauf. Für ein Unternehmen ist das Versenden des Belegs im Moment des Verkaufs ein gängiger Ansatz, weil er den Kunden sofort erreicht und Ihnen eine zeitgestempelte Aufzeichnung hinterlässt, dass er zugestellt wurde. Manche Kassensysteme automatisieren dies, indem sie einen Beleg per E-Mail oder SMS senden, sobald die Zahlung durchgeht. Wenn Sie Belege einzeln mit einem Generator ausstellen, laden Sie einfach die Datei herunter und hängen Sie sie an Ihre übliche E-Mail oder Nachricht an den Kunden an. Behalten Sie zugleich eine Kopie für sich in einem datierten Ordner, damit das Versenden des Belegs auch Ihre eigene Aufzeichnung des Verkaufs aufbaut.