So erstellen Sie Belege für Ihr Unternehmen

Vielerorts muss ein Unternehmen einen Beleg ausstellen, wenn der Kunde darum bittet, und manche Rechtsordnungen verlangen ihn automatisch ab einem bestimmten Betrag oder für bestimmte Zahlungsarten wie Bargeld. Abgesehen von jeder gesetzlichen Pflicht ist das Ausstellen von Belegen einfach gute Praxis: Es gibt dem Kunden einen Kaufnachweis für Rückgaben, Garantien und Spesenabrechnungen, und es gibt Ihnen eine saubere Aufzeichnung der Einnahmen für Ihre Bücher und Steuererklärung. Die Regeln, wann genau ein Beleg vorgeschrieben ist und was er enthalten muss, unterscheiden sich je nach Land und manchmal je nach Bundesstaat oder Stadt, prüfen Sie also, was dort gilt, wo Sie tätig sind. Wie auch immer die lokale Anforderung lautet: Ein Unternehmen, das für jeden Verkauf einen einheitlichen, nummerierten Beleg ausstellt, ist leichter zu prüfen, leichter zu vertrauen und weit weniger anfällig für Streit darüber, ob eine Zahlung erfolgt ist.

Mindestens sollte ein Geschäftsbeleg Ihr Unternehmen benennen und eine Kontaktmöglichkeit geben, eine eindeutige Belegnummer und das Verkaufsdatum tragen, auflisten, was mit welchem Betrag pro Artikel gekauft wurde, und die gezahlte Summe samt Zahlungsmethode zeigen. Wenn Sie Umsatzsteuer erheben, fügen Sie eine separate Steuerzeile mit dem angewendeten Satz hinzu. Je nach Gewerbe können Sie auch den Namen des Kunden, eine kurze Beschreibung der erbrachten Leistung oder Rückgabebedingungen aufnehmen. Die Leitregel lautet: Jeder, der den Beleg später liest — der Kunde, Ihr Buchhalter oder eine Steuerbehörde — sollte erkennen können, wer was an wen für wie viel und wann verkauft hat, ohne Sie fragen zu müssen. Ein Generator, der diese Felder für Sie strukturiert, macht es schwer, eines auszulassen.

Ja. Kostenlose Tools, darunter Receipt Caker, lassen Sie einen vollständigen Geschäftsbeleg erstellen — Ihre Daten, aufgeschlüsselte Zeilen, Steuer und Summe — und ihn herunterladen, ohne zu zahlen. Kostenlose Stufen decken meist alles ab, was ein kleiner Betrieb täglich braucht, und kostenpflichtige Pläne fügen meist Extras hinzu wie gespeichertes Branding, Massenerstellung oder das Entfernen eines Wasserzeichens. Für ein Unternehmen, das ein paar Belege pro Woche ausstellt, reicht die kostenlose Option normalerweise aus, und weil der Beleg in Ihrem Browser erzeugt wird, geben Sie Ihre Verkaufsdaten nicht an Dritte weiter. Wenn Sie Belege in großer Zahl ausstellen oder Ihr Logo auf jedem haben möchten, lohnt es sich, vor der Wahl zu vergleichen, was ein paar Tools in ihren kostenlosen und kostenpflichtigen Stufen enthalten.